Wissen & Auskunft
Die Assistent.ai KI beantwortet Fragen zu deinem Restaurant – zu Betriebszeiten, Speiseangebot, Ausstattung, Hausregeln und vielem mehr. Alle Informationen stammen aus deiner Konfiguration in der Assistent.ai App sowie aus verknüpften Online-Profilen.
Informationsquellen
Neben der Anbindung an Reservierungssysteme (siehe dazu Reservierungsmanagement) greift die Assistent.ai KI auf weitere Quellen zu, um Wissen zu deinem Restaurant zu beziehen:
Google Business Profil: Über die Verknüpfung mit Google Places werden Standortinformationen wie Adresse und Öffnungszeiten automatisch bezogen.
Deine Restaurant-Webseite: Details zu deinem Restaurant und Angeboten, z. B. aus deiner Speisekarte.
Weitere Online-Profile: Informationen von Tripadvisor (z. B. Zahlungsmethoden, Sitzbereichen, Barrierefreiheit) können ergänzend eingebunden werden.
Gut zu wissen: Ist zu einer Frage keine Information hinterlegt, handelt die Assistent.ai KI gemäß der konfigurierten Fallback-Behandlung.
Wissenseinträge konfigurieren
Die Assistent.ai KI verwaltet Informationen über dein Restaurant in konfigurierbaren Wissenseinträgen. Zu jedem Eintrag – ob Ausstattungsmerkmal, Sitzbereich, Anlass oder Hausregel – gibst du die Verhaltensweise vor. Diese sind:
Wird angeboten
“Wird angeboten” gibt deiner Assistent.ai KI die Anweisung, den Eintrag auf Nachfrage des Nutzers bejahend oder verneinend zu beantworten.
Bei inaktiver Option gilt die Anweisung zu verneinen. So können auch nicht vorhandene Merkmale oder Bereiche konfiguriert werden, sodass die Assistent.ai KI Auskunft geben kann.
Bei aktiver Option gilt die Anweisung zu bejahen.
Verfügbar in den Kategorien Ausstattungen und Sitzbereiche.
Anruf weiterleiten
“Anruf weiterleiten” gibt deiner Assistent.ai KI die Anweisung, den Anruf an dein Service-Team durchzustellen, wenn der Nutzer den Eintrag anspricht. Diese Option gilt vorrangig – ist sie aktiviert, werden keine weiteren Optionen für diesen Eintrag ausgeführt.
Auf E-Mail verweisen
“Auf E-Mail verweisen” gibt deiner Assistent.ai KI die Anweisung, den Gast um eine Anfrage per E-Mail zu bitten, sobald der Nutzer den Eintrag anspricht.
„Anruf weiterleiten" und „Auf E-Mail verweisen" schließen sich gegenseitig aus – pro Eintrag kann nur eine dieser Optionen aktiv sein.
Als Reservierungsnotiz aufzeichnen
“Als Reservierungsnotiz aufzeichnen” gibt deiner Assistent.ai KI die Anweisung, eine Erwähnung oder den Wunsch des Nutzers im Kommentarfeld einer erfolgreichen Reservierung in deinem Reservierungssystem zu notieren.
Bei Einträgen mit „Wird angeboten = inaktiv" wird die Notiz als Nachfragesignal formuliert (z. B. „Gast fragte nach Parkplätzen – nicht angeboten"), sodass dein Team Nachfrage erkennen kann.
SMS an Nutzer senden
“SMS an Nutzer senden” gibt deiner Assistent.ai KI die Anweisung, eine Textnachricht (SMS) mit weiterführenden Informationen zu dem Eintrag an den Nutzer zu senden – z. B. einen Link zur Anfahrtsbeschreibung oder zum Gutschein-Shop. Der SMS-Text ist pro Eintrag und Sprache frei konfigurierbar.
Voraussetzung: Der Nutzer ist über eine Mobilfunknummer erreichbar. Ist keine Mobilfunknummer verfügbar, wird der SMS-Versand ohne Hinweis an den Nutzer übersprungen.
Hinweise & Kontext
Ein Freitextfeld (max. 200 Zeichen) zur Angabe von zusätzlichen Anweisungen und Kontextinformationen an deine Assistent.ai KI. Bei Fragen bzw. Erwähnungen zu diesem Eintrag werden diese im laufenden Dialog verwendet – z. B. „Terrasse ist wetterabhängig und nicht immer verfügbar" oder „Hunde bitte immer an der Leine führen".
Reihenfolge der Verarbeitung
Stellt ein Nutzer eine Frage zu einem konfigurierten Eintrag, verarbeitet die Assistent.ai KI die Optionen in folgender Reihenfolge:
Wird angeboten – Beantwortung bejahend oder verneinend (sofern verfügbar für die Kategorie)
Anruf weiterleiten – falls aktiv, wird der Anruf weitergeleitet; keine weiteren Optionen
Auf E-Mail verweisen – falls aktiv, wird auf E-Mail-Kommunikation verwiesen; keine weiteren Optionen
Als Reservierungsnotiz aufzeichnen – falls aktiv, wird die Erwähnung als Notiz erfasst
SMS an Nutzer senden – falls aktiv, wird die SMS versendet
Hinweise und Kontext-Informationen aus dem Textfeld können eingesetzt werden, um die Antwort der Assistent.ai KI zu optimeren.
Kategorien von Wissenseinträgen
Ausstattung & Einrichtungen
Ausstattungsmerkmale beschreiben, welche Einrichtungen dein Restaurant hat bzw. anbietet – z. B. Parkmöglichkeiten, Barrierefreiheit, Eventmöglichkeiten oder Unterhaltungsangebote. Die Ausstattungsmerkmale sind in feste Gruppen organisiert:
Eigene Ausstattungsmerkmale können beliebig je Gruppe ergänzt werden.
Verfügbare Konfigurationsoptionen:
Wird angeboten: ✅❌
Anruf weiterleiten: ✅
Auf E-Mail verweisen: ✅
Als Reservierungsnotiz aufzeichnen: ✅
SMS an Nutzer senden: ✅
Hinweise & Kontext: ✅
Sitzbereiche
Sitzbereiche beschreiben die Sitzplatzwünsche, nach denen Nutzer fragen bzw. die sie äußern. Standardmäßig hinterlegt sind “Innenbereich”, “Außenbereich”, “Fensterplatz” und “Ruhiger Bereich”.
Weitere Sitzbereiche können beliebig ergänzt werden – z. B. Biergarten, Wintergarten, Obergeschoss, Erdgeschoss, Lounge, Barplatz oder Platz am Wasser.
Gut zu wissen: Ohne zusätzliche Hinweise formuliert die Assistent.ai KI Antworten zu Sitzplatzwünschen bewusst als Information an das Serviceteam, nicht als Garantie.
Verfügbare Konfigurationsoptionen:
Wird angeboten: ✅❌
Anruf weiterleiten: ✅
Auf E-Mail verweisen: ✅
Als Reservierungsnotiz aufzeichnen: ✅
SMS an Nutzer senden: ✅
Hinweise & Kontext: ✅
Anlässe & Gästewünsche
Anlässe sind Markierungen, die einer Reservierung angemerkt werden können, sodass sich dein Service-Team vorbereiten kann. Standardmäßig hinterlegt sind “Hochzeitstag”, “Geburtstag”, “Junggesellenabschied”, “Romantisches Dinner”, “Tischdekoration”.
Weitere Anlässe können beliebig ergänzt werden – z. B. Candlelight-Dinner oder Heiratsantrag.
Gut zu wissen: Ohne zusätzliche Hinweise formuliert die Assistent.ai KI Antworten zu Erwähnungen von Anlässen und Wünschen bewusst als Information an das Serviceteam, nicht als Garantie.
Verfügbare Konfigurationsoptionen:
Wird angeboten: ❌
Anruf weiterleiten: ✅
Auf E-Mail verweisen: ✅
Als Reservierungsnotiz aufzeichnen: ✅
SMS an Nutzer senden: ✅
Hinweise & Kontext: ✅
Hausregeln
Hausregeln bestimmen Richtlinien und Regeln deines Restaurants, nach denen Gäste fragen können. Die Assistent.ai KI beantwortet diese gemäß der hinterlegten Konfiguration. Standardmäßig hinterlegt sind “Kostenübernahme”, “Rechnungsanfragen”, “Zahlungsmethoden”, “Gutscheine & Coupons”, “Haustierregelung (Hundemitnahme)”, “Walk-in-Anfragen (spontane Besuche)”, “Nur auf ein Getränk”, “Fundbüro (Lost & Found)”, “Gäste-WLAN”, “Raucherregelung”, “Jobanfragen”, “Postservice”.
Weitere Hausregeln können beliebig ergänzt werden – z. B. Sekt- bzw. Champagner-Empfang.
Verfügbare Konfigurationsoptionen:
Wird angeboten: ❌
Anruf weiterleiten: ✅
Auf E-Mail verweisen: ✅
Als Reservierungsnotiz aufzeichnen: ✅
SMS an Nutzer senden: ✅
Hinweise & Kontext: ✅
Ist zu einer Frage keine passende Hausregel konfiguriert, informiert die Assistent.ai KI den Nutzer darüber und handelt gemäß der konfigurierten Fallback-Behandlung.
Öffnungszeiten, Reservierungszeiten & Küchenzeiten
Die Assistent.ai KI unterscheidet drei unabhängige Zeitkonzepte, die separat konfiguriert und beantwortet werden können:
Öffnungszeiten: Wann ist das Restaurant für Gäste geöffnet? Werden aus dem verknüpften Google Business Profil vorausgefüllt und können in der Assistent.ai App angepasst werden. Die Endzeit beschreibt, bis wann ein Gast bleiben darf – nicht die letzte mögliche Reservierungszeit.
Reservierungszeiten: Wann nimmt die Assistent.ai KI Reservierungen an? Diese werden direkt aus dem angebundenen Reservierungssystem bezogen und sind in der Assistent.ai App nicht editierbar (Read-only). Änderungen erfolgen im Reservierungssystem selbst.
Küchenzeiten: Wann wird Essen serviert? Standardmäßig identisch mit den Öffnungszeiten. Können separat konfiguriert werden, wenn die Küche zu anderen Zeiten als das Restaurant geöffnet ist (z. B. Restaurant geöffnet 11:00–23:00 Uhr, Küche 12:00–22:00 Uhr).
Die Assistent.ai KI beantwortet Fragen zu diesen drei Zeitkonzepten unabhängig voneinander – z. B. „Bis wann kann ich Essen bestellen?" wird aus den Küchenzeiten beantwortet, nicht aus den Öffnungszeiten.
Sonderregelungen für Feiertage, Events oder wiederkehrende Regeln (z. B. „Sonntags kein Mittagsservice") können ebenfalls gemäß eigener Konfiguration und Anweisung beantwortet werden.
Speiseangebot & Servicezeiten
Die Assistent.ai KI informiert Nutzer über das Speiseangebot deines Restaurants, gegliedert nach
Servicezeiten (Frühstück, Brunch, Mittag, Nachmittag, Abendessen, Late-Night);
Art des Angebots (À la carte, Menü (prix fixe), Tasting-Menü, Sharing Plates / Tapas, Buffet, All-you-can-eat);
Menü-Rhythmus (Feste Karte, täglich wechselnd, wöchentlich, saisonal, eventspezifisch);
Speisekarten-URL: Ein dedizierter Link zur Speisekarte für diese Servicezeit;
Hinweisen (Freitextanweisungen, die die Assistent.ai KI aktiv im Dialog kommuniziert – z. B. Einschränkungen oder Angebote, die aktiv beworben werden sollen).
Servicezeiten und deren Details werden nach Möglichkeit automatisch aus den Informationsquellen vorgeschlagen und können manuell angepasst werden.
Ernährungsoptionen & Unverträglichkeiten
Die Assistent.ai KI beantwortet Fragen zu diätetischen Optionen deines Restaurants – z. B. ob vegetarische, vegane, glutenfreie oder andere Speisen angeboten werden.
Standardmäßig hinterlegt sind “vegetarisch”, “vegan”, “milchfrei”, “glutenfrei”, “Halal”, “Koscher”. Darüber hinaus können eigene Optionen ergänzt werden (z. B. Pescatarisch, Low-FODMAP, Nussfrei).
Erfassung von Allergien und Unverträglichkeiten: Ist die entsprechende Funktion aktiviert, kann die Assistent.ai KI vom Nutzer genannte Allergien und Unverträglichkeiten als Notiz an der Reservierung erfassen. Da es sich um gesundheitsbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt, muss diese Funktion vom Restaurantbetreiber bewusst aktiviert werden.
Kontaktinformationen
Die Assistent.ai KI kann auf Nachfrage folgende Kontaktinformationen kommunizieren:
E-Mail-Adressen: Bis zu drei Kontaktadressen (z. B. Allgemein, Events, Catering), konfiguriert in der Assistent.ai App
Website: Die hinterlegte Website-URL
Social Media: Instagram-Handle, sofern hinterlegt
Außer-Haus-Bestellungen (Takeaway)
Die Assistent.ai KI informiert Nutzer über die Möglichkeit von Außer-Haus-Bestellungen. Je nach Konfiguration stehen drei Optionen zur Verfügung:
Nicht verfügbar: die Anweisung, dass kein Takeaway angeboten wird.
Self-Service: der Verweis auf das Online-Bestellsystem des Restaurants (per Link, optional per SMS).
Weiterleitung an das Service-Team: die Anweisung, Außer-Haus-Bestellungen direkt an das Service-Team durchzustellen.
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