Reservierungsmanagement

Die Assistent.ai KI verwaltet den gesamten Reservierungsprozess für dein Restaurant – von der Verfügbarkeitsprüfung über die Buchung bis hin zur Kommunikation von Buchungskonditionen. Alles in Echtzeit und direkt angebunden an dein Reservierungssystem.

Integration ins Reservierungssystem

Die Assistent.ai KI arbeitet direkt mit deinem bestehenden Reservierungssystem zusammen. Über eine Live-Anbindung der Programmierschnittstelle (API) werden Verfügbarkeiten in Echtzeit geprüft, neue Reservierungen angelegt und bestehende Buchungen verwaltet.

Alle Reservierungsfunktionen erfordern eine aktive Integration mit einem unterstützten Reservierungssystem. Die genauen Funktionen können je nach Reservierungssystem variieren. Alle angebundenen Reservierungssysteme sowie Details zu den unterstützten Funktionen findest du im Bereich Integrationen.

Ohne Reservierungssystem: Wenn kein Reservierungssystem angebunden ist, kann die Assistent.ai KI Reservierungsanfragen mit Datum, Uhrzeit und Gästeanzahl notieren und dein Team darüber benachrichtigen. Die Reservierung wird in diesem Fall nicht automatisch eingetragen – dein Service-Team übernimmt die Bestätigung.

Schicht-Informationen verarbeiten

Reservierungssysteme arbeiten mit Schichten (z. T. auch Services) – definierte Zeiträume, in denen dein Restaurant Reservierungen annimmt, z. B. „Mittagsservice 11:00–14:00 Uhr" oder „Abendservice 18:00–22:00 Uhr".

Die Assistent.ai KI erkennt diese Schichten automatisch über über die Integration deines Reservierungssystems und berücksichtigt sie bei Verfügbarkeitsprüfungen. Dazu gehören:

Buchungszeiträume und -intervalle: Je nach Konfiguration des Reservierungssystems werden Buchungen in festen Intervallen (z. B. alle 15 oder 30 Minuten), zu festen Sitzzeiten (z. B. nur 18:00 und 20:30 Uhr) oder flexibel zu jeder Uhrzeit innerhalb einer Schicht angenommen.
Schicht-Details: Informationen wie besondere Menüs, Events, Dresscodes oder Preise, die das Reservierungssystem zur jeweiligen Schicht bereitstellt, werden von der Assistent.ai KI bei Bedarf im Gespräch kommuniziert — z. B. „Am Samstagabend bieten wir unser 5-Gänge-Menü für 89 € pro Person an."
Parallele Schichten und Events: Sind zur gleichen Buchungszeit mehrere reguläre Services oder auch ein Event buchbar, präsentiert die Assistent.ai KI dem Nutzer alle verfügbaren Optionen zur Auswahl.

Gut zu wissen: Die Assistent.ai KI erfindet keine Informationen über Schichten. Sind zu einer Schicht keine Details im Reservierungssystem hinterlegt, verweist sie bei Detailfragen an dein Team.

Verfügbarkeiten prüfen

Die Assistent.ai KI prüft Verfügbarkeiten schrittweise – je nachdem, welche Informationen der Nutzer bereits genannt hat. Eine finale Aussage zur Verfügbarkeit benötigt mindestens drei Parameter – Datum, Uhrzeit und Gästeanzahl.

Der Ablauf ist flexibel: Nennt ein Nutzer alle drei Angaben auf einmal (z. B. „Morgen um 19 Uhr für 4 Personen"), prüft die Assistent.ai KI die Verfügbarkeit sofort. Nennt ein Nutzer zunächst nur das Datum, fragt die Assistent.ai KI die fehlenden Angaben im Dialog an. Folgende Verfügbarkeitsanfragen werden unterstützt:

Angabe eines Datums: Ist das Restaurant am angefragten Tag grundsätzlich geöffnet und buchbar?
Angabe einer Uhrzeit bei bekanntem Datum: Liegt die angefragte Uhrzeit innerhalb der Buchungszeiten am angefragten Tag?
Angabe einer Uhrzeit bei unbekanntem Datum: Liegt die angefragte Uhrzeit innerhalb der Buchungszeiten am heutigen Tag?
Angabe einer Gästeanzahl bei bekanntem Datum und bekannter Uhrzeit: Ist eine Buchung für die angefragte Gästeanzahl am angefragten Datum und zur angefragten Uhrzeit verfügbar?

Sind alle drei Parameter bekannt und das Reservierungssystem meldet Verfügbarkeit, geht die Assistent.ai KI direkt in den Buchungsprozess über.

Zeitanpassungen: Fragt ein Nutzer eine Uhrzeit an, die nicht exakt auf den verfügbaren Buchungsintervall des Reservierungssystems fällt, gilt folgende Logik:

bei Buchungs-Intervallen ≤ 15-Minuten: Die Assistent.ai KI passt die Zeit automatisch auf den nächsten verfügbaren Zeitpunkt an und informiert den Nutzer darüber.
bei Buchungs-Intervallen > 15-Minuten: Die Assistent.ai KI stellt dem Nutzer einen möglichen Zeitpunkt vor und einen möglichen Zeitpunkt nach der angefragten Uhrzeit zur Auswahl.

Behandlung bei Nicht-Verfügbarkeit

Ist eine Buchung nicht möglich, teilt die Assistent.ai KI dem Nutzer nach Möglichkeit den Grund der Ablehnung mit und bietet eine mögliche Alternative an. Nutzer werden nie mit einem einfachen „nicht verfügbar" zurückgelassen.

Nicht verfügbar am gewünschten Tag (Datum)

Ist am gewünschten Tag grundsätzlich keine Buchung möglich, nennt die Assistent.ai KI nach Möglichkeit den Grund und bietet an, eine Reservierung für einen anderen Tag zu prüfen.

Mögliche Gründe für Nicht Verfügbarkeit an einem Datum:

Ruhetag / keine Reservierungszeiten
Alle Kapazitäten ausgebucht
Reservierungszeiten geblockt (z. B. für geschlossene Gesellschaften)
Das angefragte Datum überschreitet den Buchungshorizont

Nicht verfügbar zur gewünschten Uhrzeit (Datum + Uhrzeit)

Ist der Tag grundsätzlich buchbar, aber zur gewünschten Uhrzeit keine Kapazität frei (Tisch oder Gästelimit), informiert die Assistent.ai KI den Nutzer nach Möglichkeit über den Grund und schlägt automatisch alternative Zeiten vor (siehe Abschnitt Alternative Zeiten vorschlagen).

Mögliche Gründe für Nicht Verfügbarkeit zu einer Uhrzeit:

Uhrzeit außerhalb der Buchungszeiten
Uhrzeit zwischen zwei Schichten
Vorlaufzeit für neue Buchungen unterschritten
Buchungsfrist für die Schicht überschritten
Feste Sitzzeiten (auch “Seating-Zeiten”)
Alle Kapazitäten ausgebucht

Nicht verfügbar für die gewünschte Gästeanzahl (Datum + Uhrzeit + Gästeanzahl)

Sind Datum und Uhrzeit verfügbar, aber die gewünschte Gruppengröße kann nicht bedient werden, informiert die Assistent.ai KI den Nutzer darüber und ermöglicht:

die Weiterleitung an dein Serviceteam;
die Ablehnung der automatisierten Reservierungsannahme mit dem Hinweis, eine Anfrage per E-Mail zu stellen;
die Aufnahme der Reservierungsdetails zur späteren Verarbeitung durch dein Service-Team (ohne automatische Bestätigung).

Alternative Zeiten vorschlagen

Ist die gewünschte Uhrzeit nicht verfügbar, schlägt die Assistent.ai KI automatisch die nächstgelegenen freien Zeiten am selben Tag vor – idealerweise einen Zeitpunkt vor und einen Zeitpunkt nach der angefragten Uhrzeit. Voraussetzung hierfür ist, dass dein Reservierungssystem bei abgelehnter Verfügbarkeitsanfrage alternative buchbare Zeiten angibt.

Keine Alternativen verfügbar: Sind am gewünschten Tag keine Alternativen möglich (z. B. weil die Buchungsfrist abgelaufen ist), bietet die Assistent.ai KI an, eine Reservierung für einen anderen Tag zu prüfen – oder leitet je nach Konfiguration an dein Serviceteam weiter.

Buchung durchführen

Sind Datum, Uhrzeit und Personenanzahl bestätigt, führt die Assistent.ai KI die Buchung durch. Dazu fragt sie den Vor- und Nachnamen des Gastes ab und trägt die Reservierung direkt in dein Reservierungssystem ein.

Vor der Buchung fasst die Assistent.ai KI alle Details nochmals zusammen, z. B.:

„Sonntag, den 19. April, 18 Uhr für 5 Personen ist noch ein Tisch frei. Um jetzt zu buchen, nennen Sie mir bitte Ihren Vor- und Nachnamen."

Buchungsstatus

Nach erfolgreicher Buchung kommuniziert die Assistent.ai KI entsprechend dem resultierenden Buchungsstatus aus der Rückmeldung deines Reservierungssystems:

Betätigt: Für Buchungen, die verbindlich eingetragen sind.
Vorgemerkt: Für Buchungen, die als Anfrage eingetragen sind und manuelle Bestätigung erfordern.

Die Assistent.ai KI kommuniziert eine Buchung niemals als „bestätigt", wenn das Reservierungssystem einen anderen Status zurückgibt.

Buchungshinweise

Gemäß deiner Konfiguration in der Assistent.ai App kann die Assistent.ai KI nach der Buchung zusätzliche Hinweise kommunizieren:

Bestätigungshinweis: Zusatzinformationen zur Angabe bei jeder erfolgreichen Reservierung, z. B. „Wir befinden uns im zweiten Stock, bitte nutzen Sie den Seiteneingang" oder „Bei Verspätung über 15 Minuten kann der Tisch leider nicht garantiert werden.".
Verweildauer: Angabe der tatsächlich gebuchten bzw. der Standard-Verweildauer gem. Reservierungssystem, z. B. „Ihr Tisch ist für eine Stunde und dreißig Minuten für Sie reserviert."
SMS-Bestätigung (sofern aktiviert und der Anrufer über eine Mobilfunknummer erreichbar ist): Eine schriftliche Bestätigung per SMS mit den Buchungsdetails und ggf. einem Link zur Selbstverwaltung (Änderung/Stornierung).

Buchungskonditionen

Für bestimmte Reservierungen können zusätzliche Konditionen gelten, die das Reservierungssystem vorgibt. Die Assistent.ai KI informiert den Anrufer vor der Buchung über diese Konditionen und holt — wo erforderlich — die ausdrückliche Zustimmung ein.

Anzahlung / Vorauszahlung / Kreditkartengarantie:
Wenn eine Zahlungskondition greift, informiert die Assistent.ai KI den Nutzer vor der Namensabfrage über die Bedingungen, z. B.: „Für Ihre Reservierung ist eine Anzahlung in Höhe von 25 € pro Person erforderlich. Nach der Buchung erhalten Sie eine SMS mit den Details." Die Buchung wird als „vorgemerkt" eingetragen. Zahlungsdaten werden nicht im Dialog erfasst — die Zahlung erfolgt immer asynchron über einen Link per Textnachricht (z. B. SMS).

Menüauswahl / Vorbestellungen:
Bei Reservierungen mit Menüauswahl (z. B. Tasting-Menü oder Weihnachtsmenü) informiert die Assistent.ai KI den Nutzer über die verfügbaren Optionen. Einfache Auswahlen (z. B. „Fisch oder vegetarisch?") werden direkt im Dialog geklärt. Bei komplexen Auswahlen (z. B. individuelle Menüwahl pro Gast für größere Gruppen) erfolgt die Abfrage asynchron über einen Link per Textnachricht (z. B. SMS).*